個人情報保護方針

中央ビジネスフォーム株式会社（以下、当社）は、ダイレクトメール・帳票印字・封入封緘の発送業務、物流サービスなどの情報処理サービスを行ううえで、お客様よりお預かりした様々な個人情報を取り扱います。個人情報取扱事業者として、お預かりした個人情報及び従業員の個人情報の保護が重大なテーマであると認識し、以下のとおり個人情報保護方針を定め、全従業員に周知徹底するとともに確実に実行し維持いたします。

• 当社は、適切な個人情報の取得、利用及び業務委託を行うため、「個人情報保護マネジメントシステムー要求事項」（JISQ15001:2017）に準拠したマネジメントシステムを定め、定期的に見直し、継続的改善に努めます。
• 当社は、個人情報を取り扱うにあたり、個人情報に関する法令及びその他の規範、ガイドライン等を遵守いたします。
• 当社は、従業員の個人情報の取得は、利用目的を明確に伝え、同意を得たうえ、社内規定により適正に行います。利用は、明確にした目的の範囲内に限定し、目的以外利用を行わないための措置を講じます。また、目的の範囲を超えて取り扱う場合は、事前に新たな目的に対し、同意を得ます。第三者への提供については、特段の事情がない限り、事前に同意を得た利用目的の範囲内でおこないます。
• 当社は、お客様より委託された業務に係わる個人情報は、お客様から承認頂いた範囲内で正当な目的のみに使用いたします。
• 当社は、お客様よりお預かりした個人情報の秘密の保持、契約終了時の個人情報の返却、および消去等について定め、それに従います。
• 当社は、個人情報に対する不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏洩を防止する為、予防及び是正に努め合理的で適正な安全策を講じます。
• 当社は、取得した個人情報について、ご本人から訂正、削除または利用停止、開示のご希望があった場合、及び苦情相談については合理的な範囲で迅速な対応をいたします。弊社の個人情報相談窓口までご連絡ください。

平成17年 4月 1日 初版制定

令和 2年 4月 1日 改訂
中央ビジネスフォーム株式会社
代表取締役社長  落合 伸彦

個人情報の訂正、削除又は開示に関するお問い合わせ、苦情及び相談は、下記担当窓口までご連絡お願いします。
＜個人情報相談窓口＞中央ビジネスフォーム株式会社 個人情報保護推進委員会
TEL03-3350-8531
FAX03-3350-8530
＜認定個人情報保護団体＞一般財団法人日本情報経済社会推進協会
認定個人情報保護団体事務局
TEL03-5860-7565、0120-700-7799

個人情報の取扱いについて

• 個人情報保護管理者

  猪又　貴之 (営業部 部長)、連絡先:TEL 03-3350-8531

• 個人情報の利用目的

  当社は個人情報について、利用目的を特定するとともに、法で定める場合等を除き、その利用目的の達成に必要な範囲内において利用いたします。

  • 採用応募者の個人情報

    採用選考及び入社手続き

    採用決定し入社された場合、社内人事管理及び担当業務に必要な個人情報の収集・利用

  • 従業者及びその家族の個人情報

    人事・労務管理、福利厚生、社会保険手続き等の雇用管理等で利用

  • 受託業務における個人情報

    個人情報をお預かりして、データ(入力)出力代行を行う場合、その業務遂行の範囲内で利用

  • 株主の方の個人情報

    商法その他の関連法令に基づく株主の権利行使への対応及び当社の業務履行

• 個人情報の第三者への提供、委託

  • 当社は、あらかじめご本人さまの事前の同意を得ないで、ご本人さまの個人情報を第三者に提供しません。
  • 当社は、個人情報の利用目的に必要な範囲で、個人情報の取扱いを外部委託する場合があります。委託先の選定に関しては当社の基準を設けて審査を実施すると同時に、委託先に対する適切な監督・管理を実施いたします。また、お客さまから委託された個人情報については、委託契約に定められた業務の範囲内で利用いたしますと共に、委託契約終了時の個人情報の取扱いを契約にて明確にいたします。

• 安全管理措置に関する事項

  個人情報について、漏えい、滅失または毀損を防止するべく当社が講じる安全管理措置の主な内容は次のとおりです。

  • 各種社内規程の制定
    取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、個人情報の取扱いについて規程を策定
  • 組織的安全管理措置
    個人情報の取扱いに関する事務局および責任者を設置し、法令に違反している事実またはその兆候を把握した場合の事務局および責任者への報告連絡体制を整備。また、個人情報の取扱状況を把握するための確認プロセスを運用
  • 人的安全管理措置
    個人情報の取扱いに関する留意事項および秘密保持に関する事項を各種規程に盛り込むとともに、社員に定期的な教育を実施
  • 物理的安全管理措置
    個人情報を取り扱う区域を限定し、施錠、監視および入退室制限等の措置を実施。また、個人情報を取り扱う機器、電子媒体および書類等を利用する際は、盗難または紛失等を防止するための措置を実施
  • 技術的安全管理措置
    個人情報へのアクセス制御を実施し、アクセスできる役職員等の範囲を限定。また、個人情報を取り扱う情報システムに対し、不正アクセスから保護する仕組みを導入

• 個人情報の開示等請求の手続き

  当社は、当社が個人情報を取得したご本人、またはその代理人から、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止、第三者提供記録の開示（「開示等」といいます。）を求められた場合、所定の手続きにより、速やかに対応いたします。

  • 開示等の個人情報の利用目的

    上記「個人情報の利用目的」に掲載した個人情報の内、受託業務における個人情報を除いたすべての個人情報の利用目的

  • 開示等請求手続きの流れ

    ▽ 開示等ご請求窓口へ、電話またはFaxで申し込み

    ▽ 当社より所定の書類を郵送

    ▽ 必要書類と手数料（利用目的の通知・開示の場合）を開示等ご請求窓口へ郵送

    ▽ 当社にて必要書類及び手数料を確認し、開示等請求に対する回答を郵送

  • 開示等の請求先

    開示等のご請求は、開示等ご請求窓口まで、電話またはFaxでお申し込みください。当社所定の請求書を郵送いたします。

    【開示等ご請求窓口】

    中央ビジネスフォーム株式会社

    個人情報保護推進委員会

    〒160-0022

    東京都新宿区新宿1-28-3 TSG御苑ビル2F

    TEL 03-3350-8531

    FAX 03-3350-8530

  • 開示等の請求に必要な書類

    ※ご本人によるご請求の場合

    • 当社所定の請求書

    • 本人確認のための書類（a～dいずれかのコピー1通）

      • 運転免許証（表・裏ともに）
      • パスポート
      • 健康保険証
      • 年金手帳

      　 本籍地欄は消して（黒く塗りつぶす）提出してください。

    ※代理人によるご請求の場合（上記①、②に加え、③、④が必要となります）

    • 代理権確認のための書類（a、ｂいずれか）

      • 【法定代理人（親権者または成年後見人）の場合】戸籍謄本、または成年後見登記事項証明書等、法定代理権があることを確認できる書類
      • 【任意代理人の場合】委任状（本人の署名捺印のあるもの）及び印鑑登録証明書（委任状に捺印された本人の印鑑のもの）

    • 代理人確認のための書類（a～dいずれかのコピー1通）

      • 運転免許証（表・裏ともに）
      • パスポート
      • 健康保険証
      • 年金手帳

      　 本籍地欄は消して（黒く塗りつぶす）提出してください。

  • 開示等の請求に必要な手数料およびその徴収方法

    利用目的の通知、または開示をご請求の場合、手数料を頂戴しております。

    必要書類をご郵送いただく際、以下の金額の郵便切手を同封してください。

    ◆利用目的の通知、開示のご請求一件につき 1000円

    その他のご請求（内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止）の場合、手数料は不要です。

  • 開示等の請求に対する回答

    ご本人（代理人請求の場合は代理人）の請求書記載住所宛に、回答を郵送又はご本人が指定された方法にて回答します。

  • 開示等の請求に応じられない場合

    以下のいずれかに該当する場合、開示等のご請求にお応えできません。お応えできない場合は、その旨理由を付記して通知いたします。

    手数料の返却は致しかねますのであらかじめご了承ください。

    • 本人確認ができない場合
    • 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
    • 所定の請求書類に不備があった場合
    • 人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
    • 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
    • 法令に違反することとなる場合

  • 開示等の請求で取得した個人情報の利用目的

    開示等のご請求にともなって取得した個人情報は、開示等のご請求に必要な範囲でのみ取り扱うものとします。

• 苦情、相談、お問い合わせ

  当社の取り扱う個人情報に関する苦情、相談、お問い合わせは、下記担当窓口までご連絡ください。速やかに対応いたします。

  • 【苦情・相談・お問い合わせ窓口】

    中央ビジネスフォーム株式会社

    個人情報保護推進委員会

    〒160-0022

    東京都新宿区新宿1-28-3 TSG御苑ビル2F

    TEL 03-3350-8531

    FAX 03-3350-8530

  • 【認定個人情報保護団体】

    当社を管掌する認定個人情報保護団体は、下記となります。

    一般財団法人日本情報経済社会推進協会

    認定個人情報保護団体事務局

    〒106-0032

    東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル内

    TEL 03-5860-7565 0120-700-779

    ※個人情報保護法で規定されている、個人情報に関する苦情処理や情報提供を行う第三者機関であり、当社の製品サービスの問い合わせ窓口ではありません。